Für Ihre Einrichtung: Eine Mitarbeiter-App kann Informationen leichter zugänglich machen. Entscheidend sind ein klarer Zweck, gepflegte Inhalte und ein Zugang, der für das gesamte Team im Arbeitsalltag funktioniert.
Wenn Informationen nicht jede Schicht erreichen
Die neue Kollegin sucht ihre Ansprechperson. Ein Hinweis hängt im Büro, wird im Spätdienst aber übersehen. Eine aktuelle Vorlage liegt in einem Ordner, eine ältere Version noch auf einem anderen Rechner. Solche Situationen entstehen schnell, wenn ein Pflegeteam zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Orten arbeitet.
Eine interne Mitarbeiter-App kann einen gemeinsamen Ort für organisatorische Informationen schaffen. Mitarbeitende finden dort beispielsweise Neuigkeiten, Termine, Dokumente und wichtige Kontakte. Der Mehrwert entsteht, wenn das Team weiß, welche Informationen an dieser Stelle verbindlich gepflegt werden.
Eine App allein löst keine Kommunikationsprobleme. Sie sollte eine verständliche Arbeitsweise unterstützen: Wer veröffentlicht was? Welche Information gehört wohin? Wer beantwortet Rückfragen? Diese Fragen klären Sie am besten vor der Auswahl einer Lösung.
Welche Möglichkeiten sind für Pflegeeinrichtungen interessant?
Neuigkeiten für das gesamte Team
Organisatorische Änderungen, Informationen zu Fortbildungen und Termine für Teambesprechungen lassen sich zentral bereitstellen. Je nach Lösung können Inhalte für einzelne Standorte oder Teams eingegrenzt werden. So muss nicht jede Nachricht an alle gehen.
Dokumente und Ansprechpersonen finden
Eine gepflegte Ablage hilft, aktuelle Vorlagen, interne Informationen und Kontaktdaten aufzufinden. Voraussetzung ist, dass eine verantwortliche Person Dokumente aktualisiert und veraltete Fassungen entfernt.
Neue Mitarbeitende einarbeiten
Ein strukturierter Einstieg kann die Vorstellung des Teams, organisatorische Hinweise und eine Übersicht der ersten Schritte verbinden. Persönliche Einarbeitung bleibt wichtig; die App kann wiederkehrende Informationen ergänzen und zugänglich halten.
Rückmeldungen organisieren
Fragen, Verbesserungsvorschläge und kurze Befragungen können über einen klar benannten Kanal laufen. Entscheidend ist, dass Rückmeldungen auch bearbeitet werden. Ein unbetreuter digitaler Briefkasten schafft noch keine Beteiligung.
Ein Beispiel: Die erste Arbeitswoche wird übersichtlicher
Stellen Sie sich eine neue Mitarbeiterin in einer stationären Einrichtung vor. Vor ihrem ersten Dienst erhält sie die notwendigen organisatorischen Informationen über den vereinbarten Zugang. Im Teamverzeichnis findet sie ihre Ansprechperson. Nach der Einführung kann sie wichtige Informationen zur Einarbeitung noch einmal nachlesen.
Die Leitung muss weniger wiederkehrende Unterlagen zusammensuchen. Gleichzeitig lässt sich erkennen, welche Fragen im Einstieg häufig offenbleiben. Ob dies tatsächlich Zeit spart, sollten Sie anhand der Rückmeldungen neuer Mitarbeitender und ihrer Ansprechpersonen bewerten.
Ein guter Startumfang: Beginnen Sie mit Teamneuigkeiten, einer kleinen Dokumentenablage und Ansprechpersonen. Zusätzliche Funktionen kommen erst hinzu, wenn der erste Umfang im Alltag genutzt wird.
Was Sie vor der Einführung klären sollten
- Zugang: Wie können alle Mitarbeitenden die Informationen während der Arbeit erreichen? Setzen Sie ein privates Smartphone nicht stillschweigend voraus.
- Verantwortung: Wer pflegt Inhalte und hilft bei Fragen?
- Abgrenzung: Welche Inhalte gehören in die App, welche in die Pflegedokumentation oder andere Systeme?
- Benachrichtigungen: Wann sind Hinweise hilfreich, und wie lassen sich unnötige Unterbrechungen vermeiden?
- Berechtigungen: Wer bekommt welchen Zugang, und wie wird er bei einem Austritt beendet?
Beziehen Sie IT, Datenschutzverantwortliche und gegebenenfalls die Mitarbeitervertretung ein. Legen Sie fest, welche Informationen verarbeitet werden dürfen. Sensible Bewohner- oder Patientendaten gehören nicht ungeprüft in eine allgemeine Team-App.
Erproben Sie den Ablauf mit einem kleinen Team. Nach einigen Wochen betrachten Sie, welche Inhalte gesucht werden, wo Rückfragen entstehen und ob zusätzliche parallele Listen weiter nötig sind.
Wie passen Förderung und Umsetzung zusammen?
Für digitale Vorhaben in Pflegeeinrichtungen kann eine Förderprüfung sinnvoll sein. Daraus folgt jedoch keine automatische Förderfähigkeit einer bestimmten App. Einrichtung, Einsatzzweck, Leistungsumfang und aktuelle Programmbedingungen müssen zusammen betrachtet werden.
Die Deutsche Pflegeentwicklung unterstützt Sie dabei, den Bedarf zu beschreiben, Lösungen einzuordnen und mögliche Förderwege zu prüfen. In der kostenlosen Förderberatung geht es zuerst um Ihre Einrichtung und das Problem, das Sie lösen möchten.
Wenn Sie auch nach außen klarer auftreten möchten, lesen Sie unseren Beitrag zum Website-Relaunch für Pflegeeinrichtungen.
Redaktioneller Praxisleitfaden der Deutschen Pflegeentwicklung. Die Beispiele dienen der Orientierung; Umsetzung und Nutzen hängen von der jeweiligen Einrichtung ab.
